MGS XRechnung

Deutschlandweit müssen ab dem 27. November 2020 Rechnungen an öffentliche Auftraggeber im XRechnung-Format versandt und eingereicht werden. Mit MGS XRechnung haben Sie die Möglichkeit, ganz einfach aus Ihrem Rechnungs-System heraus oder aber aus Schnittstellendateien wie Text, Excel oder Manuell  XRechnungen zu erstellen und zu versenden. Weiterhin besteht die Möglichkeit, MGS XRechnung direkt mit Ihrer Datenbank kommunizieren zu lassen. 
Welche Vorteile haben Sie sonst noch? Sie sparen Zeit, Geld Papier und Porto und Ihre elektronische Rechnungsstellung ist zusätzlich noch Revisionssicher.

Falls Ihr Software-Hersteller / Lieferant keine geeignete Lösung für Sie hat, freue ich mich auf Ihre Kontaktaufnahme.

Online-Präsentation

Was ist eine XRechnung / E-Rechnung

In einer XRechnung sind alle notwendigen Informationen Ihrer Rechnung als digitale strukturierte Datei im XML-Format enthalten. Dieser Standard für die elektronische Rechnungsstellung muss von allen Empfängern aus öffentlicher Stellen akzeptiert werden. Grundlage für dieses Format der elektronischen Rechnung mit XRechnung ist die EU-Norm EN16391, welches die Anforderungen an elektronische Rechnungen regelt. Diese Regelung wurde im Jahre 2015 auf dem gesetzlichen Weg gebracht.

Die XRechnungen als Standard in der EU sind daher für viele Prozesse gleich, zuverlässig und effizient. Weiterhin ist die Automatisierung des Rechnungslaufs präzise: Sie schreiben Ihre Rechnung und versenden sie am Empfänger bzw. laden die Rechnung im Portal hoch und dann beginnt der Vorgang.
a. Automatisches Auslesen
b. Abspeichern
c. Verbuchen
d. Zahlung erfolgt

Wer ist zur digitalen Rechnung verpflichtet?

Alle Rechnungssteller der öffentlichen Auftraggeber, sowie große Unternehmen wie z.B. die Deutsche Bahn verlangen das bisher. Aber auch hier gibt es “leider” unterschiedliche Abwicklungsarten. In NRW ist es seit dem 18.04.2021 Pflicht, während z.B. Hessen das erst im April 2024 strikt umsetzen möchte und das Saarland im Januar 2022. Sicherlich müssen Sie in Ihrer Umgebung die Vorgaben erfüllen. Informieren Sie sich also bitte rechtzeitig.

Welche Angaben gehören in einer XRechnung?

Als Rechnungssteller an öffentlichen Auftraggebern / große Unternehmen sind Sie verpflichtet, folgende Angaben zu erfüllen.

Was ist die Leitweg-ID und wozu dient sie?

Die Leitweg-ID ist eine strukturierte Identifikationsnummer und dient zur eindeutigen Weiterleitung zur Rechnungsverarbeitung. Sie besteht aus der Kennung des Bundeslandes, Regierung, Landkreis, Gemeinde sowie die Adressierung und Prüfziffer. Sie erhalten die Leitweg-ID “immer” vom Auftraggeber und sie müssen sie in der Rechnung angeben. 

Wie gelangt die Rechnung zum Empfänger?

Jedes Bundesland besitzt sein eigenes Empfangsportal, welches Sie auch über MGS XRechnung erreichen können. Dennoch gibt es Ausnahmen, die den Empfang der XRechnung per E-Mail bzw. De-EMail erlauben. Eine zentrale Anlaufstelle kann auch die Bundesdruckerei (VPX) sein. 
Damit auch Sie über die Portale Ihre Rechnungen einreichen und bearbeiten können, müssen Sie sich in den jeweiligen Portalen registrieren. 

Lohnt sich die Umstellung auf XRechnung?

Auch wenn das Format noch nicht in allen Bundesländern Pflicht ist, so werden Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht umher kommen, denn der Trend zur digitalen Verarbeitung von Prozessen ist unaufhaltsam. Je eher Sie sich mit dem Thema  auseinandersetzen, desto einfach die Umstellung und die Nachteile schwinden.

Welche Vorteile haben Sie?

Wie funktioniert MGS XRechnung

Das Wichtigste zuerst!
Alles bleibt wie es ist! Erstellen Sie wie gewohnt Ihre Rechnungen.
Sie müssen Ihre Software / Branchenlösung nicht ersetzen.

Exportieren Sie die Daten in dem Vorgabe-Format oder zeigen Sie MGS XRechnung wo die Daten zu finden sind. Falls Sie sich nicht Sicher sind, wie Sie vorgehen müssen, so biete ich Ihnen eine kleine überschaubare Einführung an. Alternative finden Sie auch kleine Lernvideos, indem alles Schritt für Schritt erklärt wird.

MGS XRechnung V1.1.3

Übersicht YouTube-Lernvideos

MGS XRechnung PRO

Übersicht YouTube-Lernvideos

Screenshots

DIGITALISIERUNG einfach erklärt

Weitere Videos finden Sie auf meinem YouTube-Kanal zum Thema XRechnung. Schauen Sie doch mal vorbei.

Falls Sie sich Informieren möchten, bzw. das Produkt mit eigenen Funktionen ausstatten möchten, so benutzen Sie bitte das Produktanfrage-Formular

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MGS XRechnung Mandanten

MGS XRechnung

In dieser Präsentation erhalten Sie Einblicke zum Thema Erstellung Ihrer XRechnung aus unterschiedlichen Quellen wie Text, Excel und fremde Datenbanksysteme oder eine einfache manuelle Erfassung.

* behalten Sie Ihre aktuelle Software im Einsatz und Erfüllen trotzdem die gesetzliche Regelung

Präsentationstermin 25.06.2021