MGS XRechnung

Deutschlandweit müssen ab dem 27. November 2020 Rechnungen an öffentliche Auftraggeber im XRechnung-Format versandt und eingereicht werden. Mit MGS XRechnung haben Sie die Möglichkeit, ganz einfach aus Ihrem Rechnungs-System heraus oder aber aus Schnittstellendateien wie Text, Excel oder Manuell  XRechnungen zu erstellen und zu versenden. Weiterhin besteht die Möglichkeit, MGS XRechnung direkt mit Ihrer Datenbank kommunizieren zu lassen. 
Welche Vorteile haben Sie sonst noch? Sie sparen Zeit, Geld Papier und Porto und Ihre elektronische Rechnungsstellung ist zusätzlich noch Revisionssicher.

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Letztes Update: 26.08.2021 18:35

Was ist eine XRechnung / E-Rechnung

In einer XRechnung sind alle notwendigen Informationen Ihrer Rechnung als digitale strukturierte Datei im XML-Format enthalten. Dieser Standard für die elektronische Rechnungsstellung muss von allen Empfängern aus öffentlicher Stellen akzeptiert werden. Grundlage für dieses Format der elektronischen Rechnung mit XRechnung ist die EU-Norm EN16391, welches die Anforderungen an elektronische Rechnungen regelt. Diese Regelung wurde im Jahre 2015 auf dem gesetzlichen Weg gebracht.

Die XRechnungen als Standard in der EU sind daher für viele Prozesse gleich, zuverlässig und effizient. Weiterhin ist die Automatisierung des Rechnungslaufs präzise: Sie schreiben Ihre Rechnung und versenden sie am Empfänger bzw. laden die Rechnung im Portal hoch und dann beginnt der Vorgang.
a. Automatisches Auslesen
b. Abspeichern
c. Verbuchen
d. Zahlung erfolgt

Wer ist zur digitalen Rechnung verpflichtet?

Alle Rechnungssteller der öffentlichen Auftraggeber, sowie große Unternehmen wie z.B. die Deutsche Bahn verlangen das bisher. Aber auch hier gibt es “leider” unterschiedliche Abwicklungsarten. In NRW ist es seit dem 18.04.2021 Pflicht, während z.B. Hessen das erst im April 2024 strikt umsetzen möchte und das Saarland im Januar 2022. Sicherlich müssen Sie in Ihrer Umgebung die Vorgaben erfüllen. Informieren Sie sich also bitte rechtzeitig.

Welche Angaben gehören in einer XRechnung?

Als Rechnungssteller an öffentlichen Auftraggebern / große Unternehmen sind Sie verpflichtet, folgende Angaben zu erfüllen.

Was ist die Leitweg-ID und wozu dient sie?

Die Leitweg-ID ist eine strukturierte Identifikationsnummer und dient zur eindeutigen Weiterleitung zur Rechnungsverarbeitung. Sie besteht aus der Kennung des Bundeslandes, Regierung, Landkreis, Gemeinde sowie die Adressierung und Prüfziffer. Sie erhalten die Leitweg-ID “immer” vom Auftraggeber und sie müssen sie in der Rechnung angeben. 

Wie gelangt die Rechnung zum Empfänger?

Jedes Bundesland besitzt sein eigenes Empfangsportal, welches Sie auch über MGS XRechnung erreichen können. Dennoch gibt es Ausnahmen, die den Empfang der XRechnung per E-Mail bzw. De-EMail erlauben. Eine zentrale Anlaufstelle kann auch die Bundesdruckerei (VPX) sein. 
Damit auch Sie über die Portale Ihre Rechnungen einreichen und bearbeiten können, müssen Sie sich in den jeweiligen Portalen registrieren. 

Lohnt sich die Umstellung auf XRechnung?

Auch wenn das Format noch nicht in allen Bundesländern Pflicht ist, so werden Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht umher kommen, denn der Trend zur digitalen Verarbeitung von Prozessen ist unaufhaltsam. Je eher Sie sich mit dem Thema  auseinandersetzen, desto einfach die Umstellung und die Nachteile schwinden.

Welche Vorteile haben Sie?

Wie funktioniert MGS XRechnung

Das Wichtigste zuerst!
Alles bleibt wie es ist! Erstellen Sie wie gewohnt Ihre Rechnungen.
Sie müssen Ihre Software / Branchenlösung nicht ersetzen.

Exportieren Sie die Daten in dem Vorgabe-Format oder zeigen Sie MGS XRechnung wo die Daten zu finden sind. Falls Sie sich nicht Sicher sind, wie Sie vorgehen müssen, so biete ich Ihnen eine kleine überschaubare Einführung an. Alternative finden Sie auch kleine Lernvideos, indem alles Schritt für Schritt erklärt wird.

MGS XRechnung PRO

Übersicht YouTube-Lernvideos

MGS XRechnung V1.1.3

Übersicht YouTube-Lernvideos

Für Steuerberatung und Finanzdienstleister

Als Steuerberatung stehen Sie Ihrer Mandantin nahe und wünschen, dass die gesamte Rechnungsstellung den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Wie verhalten Sie sich, wenn Ihre Mandantin Sie zum Thema XRechnung konsultiert, mit der Bitte um Hilfe?
Sie könnten im Rahmen Ihrer derzeitigen Dienstleistung Ihrer Mandantin das Erstellen der XRechnung als Option mit anbieten. Dazu steht Ihnen als Steuerberatung / Finanzdienstleister eine gesonderte Lizenz zur Verfügung. Wie Sie das mittels MGS XRechnung PRO umsetzen, erkläre ich Ihnen sehr gerne.

ACHTUNG: Die Deutsche Bahn

Die Einführungsphase bei der Deutschen Bahn ist abgelaufen und ab dem 01.07.2021 sind Lieferanten verpflichtet, die Rechnungen elektronisch einzureichen.
Die eingereichten Rechnungen werden aber auch nicht ohne Prüfung der Fachabteilungen beglichen, sondern bedürfen bestimmten Bedingungen, die die Deutsche Bahn vorgegeben hat.
So werden z.B. rechtsbegründete Unterlagen wie Stundennachweise, Dokumente, Bilder und weitere Anhänge, in den Formaten (PDF, PNG, CSV, JPEG) vorgeschrieben.
Zusätzliche Rechnungsanhänge müssen in der XML-Rechnung eingebettet werden und entsprechend im Format base64 kodiert. Das gesamte Volumen der Rechnung, die per E-Mail versendet wird, darf nicht mehr als 50MB betragen. Sollten die Bedingungen nicht eingehalten werden können, so wird die Rechnung zurückgewiesen, was unter Umständen tragisch enden könnte.
Achtung: Achten Sie bei zu großen Dateien drauf, dass nicht Ihr Postfach erschöpft wird und Sie noch im Stande sind, E-Mails zu empfangen. 

Praxis-Tipp / Vorteil / Achtung

Praxis-Tipp: Mit MGS XRechnung erfüllen Sie die Anforderungen der Deutschen Bahn und versenden Ihre Rechnung aus dem Programm heraus. Die Erstellung der Rechnung und das Einbetten von Zusatzdokumenten könnte nicht einfacher sein.

Vorteil: Mit MGS XRechnung haben Sie alles in Ihrem Haus.
Die Software kann auf einen beliebigen Windows-Rechner installiert werden und ist mit zwei unterschiedlichen Datensystemen (lokale Datenbank und MS-SQL Server) ausgestattet.
Sie müssen also Ihre Rechnungen nicht in einem Webportal laden, um die Rechnungen erstellen zu können. Vielmehr ist es auch wichtig zu erwähnen, dass so wichtige Dokumente nach meiner Auffassung für Ihren Steuerberater(in), Sie selbst und den Finanzbehörden vorbehalten sind.

Achtung: Weiterhin müssen Sie darauf achten, dass die erstellten Dokumente 10 Jahre “RECHTSSICHER” gespeichert werden und Sie auf Verlangen der Behörden zur Herausgabe verpflichtet sind. Mit MGS XRechnung ist das nur 1x Mausklick entfernt.

Förderprogramme der Europäischen Union

Als Unternehmen innerhalb der Europäischen Union stehen Ihnen diverse Förderungsmittel zur Verfügung. Sollten Sie Ihr Unternehmen DIGITALISERUNGSFÄHIG machen, so sollten Sie bitte unbedingt prüfen, ob Sie nicht Anspruch auf eines der vielen Förderprogramme haben. Da es eine Vielzahl unterschiedlichen Einrichtungen gibt, so empfehle ich Ihnen, sich in Ihrem Bundesland mit Möglichkeiten vertraut zu machen. Hierzu einige Links.

DIGITALISIERUNG einfach erklärt

Screenshots

Weitere Videos finden Sie auf meinem YouTube-Kanal zum Thema XRechnung. Schauen Sie doch mal vorbei.

Falls Sie sich Informieren möchten, bzw. das Produkt mit eigenen Funktionen ausstatten möchten, so benutzen Sie bitte das Produktanfrage-Formular

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